Jak rozliczyć delegację zagraniczną

Krok 1. Ustal czas podróży zagranicznej

To najczęściej popełniany błąd. Czasu podróży zagranicznej nie liczy się od wyjazdu z domu ani z siedziby firmy, lecz od momentu przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę. Kończy się w chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej.

Przy podróży lotniczej liczy się start samolotu z ostatniego lotniska w kraju i lądowanie na pierwszym lotnisku w kraju w drodze powrotnej. Przy podróży morskiej — wyjście statku z ostatniego portu polskiego i wejście do pierwszego portu polskiego przy powrocie.

Krok 2. Rozlicz odcinek krajowy osobno

Czas od wyjazdu z miejscowości do przekroczenia granicy stanowi podróż krajową i rozlicza się według stawki krajowej oraz krajowych progów godzinowych. To samo dotyczy odcinka powrotnego, od granicy do miejscowości docelowej.

W praktyce jedna podróż może więc obejmować dwa rozliczenia: krajowe za dojazd do granicy i zagraniczne za pobyt poza krajem. Oba odcinki sumuje się w jednym dokumencie rozliczeniowym.

Krok 3. Podziel czas na doby

Za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pozostałą, niepełną dobę rozlicza się według trzech progów: do ośmiu godzin przysługuje jedna trzecia diety, od ośmiu do dwunastu godzin połowa diety, a powyżej dwunastu godzin dieta w pełnej wysokości.

Warto zapamiętać, że w podróży zagranicznej nawet bardzo krótki wyjazd daje prawo do jednej trzeciej diety. W podróży krajowej wyjazd krótszy niż osiem godzin nie daje prawa do diety w ogóle.

Krok 4. Odejmij zapewnione wyżywienie

Jeżeli pracownik miał zapewnione bezpłatne posiłki, dietę obniża się o 15% za śniadanie, 30% za obiad i 30% za kolację. Przy pełnym wyżywieniu pozostaje 25% stawki, przeznaczone na pozostałe wydatki.

Za zapewnione wyżywienie uznaje się także posiłki wliczone w cenę noclegu, biletu lub opłaty konferencyjnej. Śniadanie w cenie hotelu obniża dietę nawet wtedy, gdy pracownik z niego nie skorzystał.

Krok 5. Rozlicz nocleg

Nocleg udokumentowany rachunkiem zwraca się w wysokości faktycznie poniesionej, do wysokości limitu ustalonego dla danego państwa. Pracodawca może w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot ponad limit.

Bez rachunku przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu noclegowego za każdy nocleg. Ryczałt nie należy się, gdy nocleg zapewnił pracodawca lub strona zapraszająca.

Krok 6. Dolicz ryczałty na dojazdy

Za przejazd z dworca lub lotniska do miejsca zakwaterowania i z powrotem przysługuje ryczałt równy jednej diecie, za każdy taki przejazd. Na komunikację miejscową przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę.

Oba ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż pojazdem służbowym lub prywatnym, albo gdy koszty przejazdów pokrywa bezpośrednio pracodawca lub strona zapraszająca.

Krok 7. Przelicz walutę i złóż rozliczenie

Diety i ryczałty ustala się w walucie obowiązującej dla danego państwa. Za zgodą pracownika wypłata może nastąpić w złotych, po przeliczeniu według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży pracownik składa w terminie czternastu dni od dnia jej zakończenia, dołączając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.

Najczęstsze pytania

Zobacz też

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.