Strona główna › Kalkulatory › Rozliczenie delegacji
Kalkulator delegacji
Jeden kalkulator do rozliczenia podróży służbowej krajowej i zagranicznej. Wybierz rodzaj wyjazdu, a kalkulator zastosuje właściwe progi godzinowe i proporcje potrąceń.
Zaktualizowano 8.09.2026
Rodzaj podróży
Krajowa w złotych, zagraniczna w walucie kraju.
Tylko dla podróży zagranicznej.
Czas podróży
Posiłki, nocleg i dojazdy
Czym różni się rozliczenie podróży krajowej i zagranicznej
Obie podróże rozlicza się na podstawie tego samego rozporządzenia, ale zasady naliczania różnią się w czterech miejscach. Kalkulator uwzględnia te różnice automatycznie po wybraniu rodzaju wyjazdu.
Moment rozpoczęcia podróży
W podróży krajowej czas liczy się od wyjazdu z miejscowości, w której pracownik świadczy pracę. W zagranicznej — dopiero od przekroczenia granicy państwowej. Odcinek krajowy przed granicą rozlicza się osobno, według stawek krajowych.
Progi godzinowe
W podróży krajowej wyjazd krótszy niż osiem godzin nie daje prawa do diety. W zagranicznej za czas do ośmiu godzin przysługuje jedna trzecia diety. To najczęściej mylona różnica.
Potrącenia za wyżywienie
Krajowa: 25% za śniadanie, 50% za obiad, 25% za kolację. Zagraniczna: 15% za śniadanie, 30% za obiad, 30% za kolację. Przy pełnym wyżywieniu w podróży zagranicznej pozostaje jeszcze 25% diety, podczas gdy w krajowej dieta nie przysługuje wcale.
Ryczałty
Krajowa: nocleg 150% diety, dojazdy miejscowe 20% diety za dobę. Zagraniczna: nocleg 25% limitu noclegowego, dojazdy miejscowe 10% diety za dobę, a dodatkowo przysługuje ryczałt równy jednej diecie za przejazd z dworca lub lotniska do miejsca zakwaterowania.
Najczęstsze pytania
Jak rozliczyć podróż, która obejmuje odcinek krajowy i zagraniczny?
Odcinek krajowy — od wyjazdu z miejscowości do przekroczenia granicy — rozlicza się według stawek krajowych. Odcinek zagraniczny liczy się od przekroczenia granicy i rozlicza według stawki państwa docelowego. Oba odcinki sumuje się w jednym rozliczeniu delegacji.
Czy pracodawca może ustalić własną stawkę diety?
Tak. Pracodawca spoza sfery budżetowej może określić własne stawki w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Nie mogą one być niższe niż dieta krajowa wynikająca z rozporządzenia.
Do kiedy trzeba rozliczyć delegację?
Pracownik rozlicza koszty podróży w terminie czternastu dni od dnia jej zakończenia, przedstawiając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.
Czy przedsiębiorca na własnej działalności może naliczyć sobie dietę?
Tak. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość diet za czas podróży służbowej, do wysokości limitów przysługujących pracownikom.
Powiązane kalkulatory
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Kalkulator ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przed rozliczeniem sprawdź stawkę obowiązującą w dniu wyjazdu.