Strona główna › Kalkulatory › Rozliczenie delegacji

Kalkulator delegacji i podróży służbowej — rozliczenie online

Kalkulator delegacji to kalkulator podróży służbowej krajowej i zagranicznej w jednym miejscu. Liczy dietę według progów godzinowych, potrącenia za posiłki, nocleg i ryczałty. To bezpłatna alternatywa dla programu do rozliczania delegacji — wynik widzisz od razu, bez instalacji i rejestracji.

Zaktualizowano 19.10.2026

Rodzaj podróży

Krajowa w złotych, zagraniczna w walucie kraju.

Tylko dla podróży zagranicznej.

Czas podróży

Posiłki, nocleg i dojazdy

−25% diety za każde

−50% diety za każde

−25% diety za każde

Co dalej z rozliczeniem?

Wybierz następny krok:

  1. Kalkulator delegacji krajowejdieta 45 zł, nocleg i dojazdy
  2. Kalkulator delegacji zagranicznejdieta według kraju i waluty
  3. Jak rozliczyć delegację krajowąinstrukcja krok po kroku
  4. Druk delegacjipolecenie wyjazdu i rachunek kosztów

Delegacja krajowa i zagraniczna — progi diety

Krajowa — podróż do jednej doby
brak diety
50%
100% (45 zł)
0 h8 h12 h24 h
Zagraniczna — niepełna doba
⅓ diety
50%
100%
0 h8 h12 h24 h
Najważniejsza różnica: krótki wyjazd krajowy (poniżej 8 godzin) nie daje diety, a za granicą przysługuje wtedy jedna trzecia stawki.

Delegacja kalkulator online — czym różni się rozliczenie podróży krajowej i zagranicznej

Obie podróże rozlicza się na podstawie tego samego rozporządzenia, ale zasady naliczania różnią się w czterech miejscach. Kalkulator uwzględnia te różnice automatycznie po wybraniu rodzaju wyjazdu.

Moment rozpoczęcia podróży

W podróży krajowej czas liczy się od wyjazdu z miejscowości, w której pracownik świadczy pracę. W zagranicznej — dopiero od przekroczenia granicy państwowej. Odcinek krajowy przed granicą rozlicza się osobno, według stawek krajowych.

Progi godzinowe

W podróży krajowej wyjazd krótszy niż osiem godzin nie daje prawa do diety. W zagranicznej za czas do ośmiu godzin przysługuje jedna trzecia diety. To najczęściej mylona różnica.

Potrącenia za wyżywienie

Krajowa: 25% za śniadanie, 50% za obiad, 25% za kolację. Zagraniczna: 15% za śniadanie, 30% za obiad, 30% za kolację. Przy pełnym wyżywieniu w podróży zagranicznej pozostaje jeszcze 25% diety, podczas gdy w krajowej dieta nie przysługuje wcale.

Ryczałty

Krajowa: nocleg 150% diety, dojazdy miejscowe 20% diety za dobę. Zagraniczna: nocleg 25% limitu noclegowego, dojazdy miejscowe 10% diety za dobę, a dodatkowo przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety za dojazd z i do dworca lub lotniska w każdej miejscowości z noclegiem.

Wynik przeniesiesz do rachunku kosztów podróży — gotowy druk delegacji wypełnisz online albo pobierzesz w PDF.

Najczęstsze pytania

Czy do rozliczenia delegacji potrzebny jest program?

Nie. Kalkulator delegacji online zastępuje program do rozliczania delegacji przy pojedynczych wyjazdach: liczy dietę, potrącenia, nocleg i ryczałty według rozporządzenia. System do rozliczania delegacji przydaje się dopiero przy dużej liczbie wyjazdów i obiegu dokumentów w firmie.

Jak rozliczyć podróż, która obejmuje odcinek krajowy i zagraniczny?

Odcinek krajowy — od wyjazdu z miejscowości do przekroczenia granicy — rozlicza się według stawek krajowych. Odcinek zagraniczny liczy się od przekroczenia granicy i rozlicza według stawki państwa docelowego. Oba odcinki sumuje się w jednym rozliczeniu delegacji.

Czy pracodawca może ustalić własną stawkę diety?

Tak. Pracodawca spoza sfery budżetowej może określić własne stawki w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Nie mogą one być niższe niż dieta krajowa wynikająca z rozporządzenia.

Do kiedy trzeba rozliczyć delegację?

Pracownik rozlicza koszty podróży w terminie czternastu dni od dnia jej zakończenia, przedstawiając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.

Czy przedsiębiorca na własnej działalności może naliczyć sobie dietę?

Tak. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość diet za czas podróży służbowej, do wysokości limitów przysługujących pracownikom.

Powiązane kalkulatory

Delegacja krajowaRozbudowany kalkulator krajowy Delegacja zagranicznaDiety według kraju Delegacja a oddelegowanieCzym różnią się pojęcia Kilometrówka a delegacjaPodróż samochodem prywatnym

Podstawa prawna: art. 775 Kodeksu pracy; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). Stan prawny na 24.09.2026.

Kalkulator ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przed rozliczeniem sprawdź stawkę obowiązującą w dniu wyjazdu.