Strona główna › Kalkulatory › Delegacja krajowa
Kalkulator delegacji krajowej
Policz dietę, ryczałt za nocleg i ryczałt na dojazdy miejscowe za podróż służbową na terenie Polski.
Zaktualizowano 8.09.2026 · stawka diety jako pole edytowalne
- Dieta krajowa wynosi domyślnie 45 zł za dobę. Pole jest edytowalne, bo pracodawca spoza sfery budżetowej może stosować własne stawki.
- Podróż poniżej 8 godzin — dieta nie przysługuje. Od 8 do 12 godzin — połowa. Powyżej 12 godzin — pełna dieta.
- Przy podróży wielodniowej niepełną dobę rozlicza się według progu 8 godzin, a nie dwunastu.
- Zapewnione posiłki obniżają dietę: śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25%.
- Ryczałt za nocleg bez rachunku: 150% diety. Ryczałt na dojazdy miejscowe: 20% diety za rozpoczętą dobę.
- Świadczenia do wysokości limitów są zwolnione z PIT i składek ZUS.
Czas podróży
Liczy się moment wyjazdu z miejscowości, w której pracownik świadczy pracę, i powrotu do niej.
Zapewnione posiłki
Zaznacz posiłki opłacone przez pracodawcę — obniżają dietę.
Stawki, nocleg i dojazdy
Sprawdź kwotę obowiązującą w dniu wyjazdu.
Zwrot do 20-krotności diety.
Ryczałt 150% diety za nocleg.
Ryczałt 20% diety za dobę.
Jak liczy się dieta w delegacji krajowej
Dieta pokrywa zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej. Jej wysokość zależy wyłącznie od czasu trwania wyjazdu, a nie od tego, ile pracownik faktycznie wydał na jedzenie. Nie trzeba przedstawiać żadnych rachunków.
Czas podróży krajowej liczy się od chwili wyjazdu z miejscowości, w której pracownik stale świadczy pracę lub w której mieszka, do chwili powrotu do tej miejscowości.
Podróż krótsza niż doba
- poniżej 8 godzin — dieta nie przysługuje
- od 8 do 12 godzin — przysługuje połowa diety
- powyżej 12 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości
Podróż dłuższa niż doba
Za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Niepełną dobę rozlicza się osobno: do 8 godzin przysługuje połowa diety, powyżej 8 godzin — dieta pełna. Zwróć uwagę, że przy podróży wielodniowej próg wynosi 8 godzin, a nie 12 jak przy jednodniowej.
Kiedy dieta jest obniżana
Jeżeli pracodawca zapewnił bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację. Przy pełnym wyżywieniu dieta nie przysługuje w ogóle. Dotyczy to także posiłków wliczonych w cenę noclegu lub opłaty za szkolenie.
Nocleg
Za nocleg udokumentowany rachunkiem przysługuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów, jednak nie wyższy niż dwudziestokrotność diety za jedną dobę. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zgodzić się na zwrot ponad limit.
Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, a nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7, przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety.
Dojazdy miejscowe
Za każdą rozpoczętą dobę podróży przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi takich kosztów — na przykład gdy odbywa podróż samochodem służbowym.
Stawki i ryczałty w liczbach
Wszystkie kwoty pochodne liczone są od stawki diety, dlatego zmiana stawki automatycznie zmienia oba ryczałty oraz limit zwrotu za nocleg z rachunkiem.
| Pozycja | Wzór | Przy diecie 45 zł |
|---|---|---|
| Dieta za dobę | 100% | 45,00 zł |
| Podróż 8–12 godzin | 50% | 22,50 zł |
| Ryczałt za nocleg | 150% | 67,50 zł |
| Ryczałt na dojazdy (doba) | 20% | 9,00 zł |
| Potrącenie za śniadanie | 25% | 11,25 zł |
| Potrącenie za obiad | 50% | 22,50 zł |
| Potrącenie za kolację | 25% | 11,25 zł |
| Limit zwrotu za nocleg z rachunkiem | 2000% | 900,00 zł |
Przykład rozliczenia
Pracownik wyjeżdża w poniedziałek o 7:30 i wraca we wtorek o 19:00 — łącznie 1 doba i 11 godzin i 30 minut. Nocował raz bez faktury, pracodawca zapewnił jeden obiad. Stawka diety 45 zł.
| Dieta: 200% z 45 zł | 90,00 zł |
| Potrącenie za obiad (50%) | − 45,00 zł |
| Ryczałt za 1 nocleg (150%) | 67,50 zł |
| Ryczałt na dojazdy: 2 doby x 20% | 18,00 zł |
| Razem do wypłaty | 130,50 zł |
Za pełną dobę przysługuje pełna dieta, a pozostałe 11 godzin i 30 minut przekracza próg ośmiu godzin przy podróży wielodniowej, więc daje kolejną pełną dietę — razem 200 procent. Obiad obniża dietę o 50 procent kwoty należnej.
Najczęstsze pytania
Ile godzin musi trwać delegacja, żeby przysługiwała dieta?
Co najmniej osiem godzin. Podróż krótsza niż osiem godzin nie daje prawa do diety krajowej. Za czas od ośmiu do dwunastu godzin przysługuje połowa diety, a powyżej dwunastu godzin — dieta w pełnej wysokości.
Czy trzeba przedstawiać rachunki za jedzenie?
Nie. Dieta jest ryczałtem i przysługuje niezależnie od faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie. Rachunki są potrzebne wyłącznie przy rozliczaniu noclegu oraz przejazdów.
Ile wynosi ryczałt za nocleg w delegacji krajowej?
150% diety za każdy nocleg, jeżeli pracownik nie przedstawił rachunku, a nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Czy dieta przysługuje przy podróży samochodem prywatnym?
Tak. Dieta zależy wyłącznie od czasu podróży i przysługuje niezależnie od środka transportu. Koszty przejazdu samochodem prywatnym rozlicza się osobno, według kilometrówki.
Czy dieta jest zwolniona z podatku i składek ZUS?
Diety i inne należności za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego oraz ze składek ZUS do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu. Nadwyżka ponad limit stanowi przychód pracownika.
Powiązane kalkulatory
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Kalkulator ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przed rozliczeniem sprawdź stawkę obowiązującą w dniu wyjazdu.