Ryczałt za nocleg

Kiedy przysługuje ryczałt

Pracownik ma prawo wyboru: może rozliczyć nocleg na podstawie rachunku albo skorzystać z ryczałtu. Ryczałt przysługuje wtedy, gdy nocleg nie został udokumentowany rachunkiem — na przykład gdy pracownik nocował u rodziny, znajomych albo w miejscu, które nie wystawia dokumentów.

Nie trzeba wykazywać, że nocleg faktycznie kosztował. Ryczałt jest zryczałtowaną formą zwrotu i nie wymaga dowodów poniesienia wydatku.

Podróż krajowa

Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety za każdy nocleg. Warunkiem jest, aby nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Jeżeli warunek ten nie jest spełniony, ryczałt nie przysługuje.

Przy rozliczeniu na podstawie rachunku zwrot przysługuje w wysokości faktycznie poniesionej, ale nie wyższej niż dwudziestokrotność diety za jedną dobę. Pracodawca może w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot przekraczający ten limit.

Podróż zagraniczna

Ryczałt wynosi 25% limitu noclegowego ustalonego odrębnie dla każdego państwa. Limity określa załącznik do rozporządzenia, razem ze stawkami diet.

Przy rozliczeniu na podstawie rachunku zwrot przysługuje do wysokości limitu dla danego państwa. Tutaj również pracodawca może zgodzić się na zwrot ponad limit, jeżeli okoliczności to uzasadniają.

Kiedy ryczałt nie przysługuje

• gdy pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg,
• gdy nocleg zapewniła strona zapraszająca,
• gdy pracownik przedstawił rachunek i rozlicza nocleg na jego podstawie,
• w podróży krajowej, gdy nocleg nie trwał sześciu godzin pomiędzy 21 a 7,
• gdy pracownik nie nocował poza miejscem zamieszkania.

Sam fakt, że pracownik zwrócił się o ryczałt, nie przesądza sprawy. Jeżeli pracodawca zapewnił nocleg, ryczałt nie przysługuje niezależnie od tego, czy pracownik z niego skorzystał.

Nocleg w podróży samochodem

Spór o to, czy nocleg w kabinie pojazdu uprawnia do ryczałtu, dotyczył głównie kierowców w transporcie międzynarodowym i był przedmiotem licznych orzeczeń. Przepisy dotyczące czasu pracy kierowców zawierają odrębne regulacje w tym zakresie, dlatego w tej grupie zawodowej zasady mogą różnić się od ogólnych.

Ryczałt a podatek

Ryczałt za nocleg, podobnie jak dieta, jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS do wysokości limitów wynikających z rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad limit stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu.

Najczęstsze pytania

Zobacz też

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.