Strona główna › Kalkulatory › Delegacja zagraniczna
Kalkulator delegacji zagranicznej
Policz dietę zagraniczną, ryczałt na nocleg i ryczałt na dojazdy za podróż służbową poza granicami Polski. Uwzględnia potrącenia za zapewnione wyżywienie.
Zaktualizowano 8.09.2026 · stawki sprawdzane przy każdej nowelizacji rozporządzenia
- Dieta zagraniczna zależy od państwa docelowego — każdy kraj ma własną stawkę i limit noclegowy.
- Czas liczy się od przekroczenia granicy, nie od wyjazdu z domu. Odcinek krajowy rozlicza się osobno.
- Progi: do 8 godzin 1/3 diety, od 8 do 12 godzin 1/2, powyżej 12 godzin pełna dieta.
- Zapewnione posiłki obniżają dietę: śniadanie 15%, obiad 30%, kolacja 30%.
- Ryczałt za nocleg bez rachunku: 25% limitu noclegowego. Dojazdy miejscowe: 10% diety za dobę.
Kraj i stawka
Kwota w walucie obowiązującej dla danego kraju.
Ryczałt za nocleg wynosi 25% tego limitu.
Wpisz 1, aby zobaczyć wynik w walucie obcej.
Czas podróży
W podróży zagranicznej czas liczy się od momentu przekroczenia granicy w drodze za granicę do momentu jej przekroczenia w drodze powrotnej.
Zapewnione posiłki
Zaznacz posiłki opłacone przez pracodawcę lub zawarte w cenie usługi.
Nocleg i dojazdy
Ryczałt 25% limitu za każdy nocleg.
Zwrot do wysokości limitu.
Ryczałt 10% diety za dobę.
Ryczałt równy jednej diecie za przejazd.
Jak liczy się dieta w podróży zagranicznej
Dieta zagraniczna pokrywa zwiększone koszty wyżywienia poza granicami kraju. Jej wysokość zależy od państwa docelowego oraz od czasu trwania podróży. Każde państwo ma własną stawkę dobową, określoną w załączniku do rozporządzenia.
Czas podróży zagranicznej liczy się inaczej niż krajowej. Nie bierze się pod uwagę wyjazdu z domu, lecz moment przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę oraz moment jej przekroczenia w drodze powrotnej. W przypadku podróży lotniczej liczy się start i lądowanie samolotu, a przy podróży morskiej — wyjście z portu i wejście do portu krajowego.
Podział na doby
Za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Niepełną dobę rozlicza się według trzech progów:
- do 8 godzin — przysługuje jedna trzecia diety
- od 8 do 12 godzin — przysługuje połowa diety
- powyżej 12 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości
To istotna różnica względem delegacji krajowej, w której podróż krótsza niż osiem godzin nie daje prawa do diety w ogóle. W podróży zagranicznej nawet krótki wyjazd oznacza jedną trzecią stawki.
Obniżenie diety za wyżywienie
Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się o 15% za śniadanie, 30% za obiad i 30% za kolację. Przy pełnym wyżywieniu pozostaje 25% stawki. Proporcje te różnią się od krajowych, gdzie odliczenia wynoszą odpowiednio 25%, 50% i 25%.
Za zapewnione wyżywienie uznaje się także posiłki wliczone w cenę biletu, noclegu lub opłaty konferencyjnej. Jeśli śniadanie jest częścią ceny hotelu, dietę należy obniżyć nawet wtedy, gdy pracownik z niego nie skorzystał.
Nocleg
Za nocleg udokumentowany rachunkiem przysługuje zwrot w wysokości faktycznie poniesionej, jednak nie wyższej niż limit ustalony dla danego państwa. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot przekraczający limit.
Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu noclegowego za każdy nocleg. Ryczałt nie należy się, gdy pracodawca lub strona zapraszająca zapewniły bezpłatny nocleg.
Dojazdy
Na pokrycie kosztów dojazdu z dworca lub lotniska do miejsca zakwaterowania i z powrotem przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety, za każdy taki przejazd. Na pokrycie kosztów komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę.
Oba ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem, a także wtedy, gdy pracodawca lub strona zapraszająca pokrywają koszty przejazdów bezpośrednio.
Stawki dla najczęstszych kierunków
Kalkulator zawiera pełną listę kierunków w polu wyboru. Poniżej najczęściej wybierane państwa wraz z limitem noclegowym, od którego liczony jest ryczałt w wysokości 25 procent.
| Państwo | Dieta za dobę | Limit noclegowy | Ryczałt za nocleg |
|---|---|---|---|
| Niemcy | 49 EUR | 170 EUR | 42,50 EUR |
| Czechy | 41 EUR | 120 EUR | 30,00 EUR |
| Francja | 55 EUR | 200 EUR | 50,00 EUR |
| Wielka Brytania | 45 GBP | 220 GBP | 55,00 GBP |
| Włochy | 53 EUR | 174 EUR | 43,50 EUR |
| Holandia | 50 EUR | 150 EUR | 37,50 EUR |
| Austria | 57 EUR | 150 EUR | 37,50 EUR |
| USA | 59 USD | 200 USD | 50,00 USD |
Pełne zestawienie stawek dla wszystkich państw znajdziesz na stronie stawki diet.
Waluta rozliczenia
Diety i ryczałty ustala się w walucie obowiązującej dla danego państwa. Za zgodą pracownika rozliczenie może nastąpić w złotych, według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia wypłaty zaliczki. W kalkulatorze możesz podać kurs, aby zobaczyć kwotę w złotych, albo pozostawić wartość 1 i otrzymać wynik w walucie obcej.
Przykład rozliczenia
Pracownik wyjeżdża do Niemiec. Granicę przekracza w poniedziałek o 7:30, wraca w środę o 19:00 — łącznie 2 doby i 11 godzin i 30 minut. Pracodawca opłacił dwa noclegi bez faktury oraz śniadania w hotelu. Dieta dla Niemiec wynosi 49 EUR, limit noclegowy 170 EUR.
| Dieta: 250% z 49 EUR | 122,50 EUR |
| Potrącenie za 2 śniadania (15%) | − 18,38 EUR |
| Ryczałt za 2 noclegi (25% z 170 EUR) | 85,00 EUR |
| Ryczałt na dojazdy: 3 doby x 10% | 14,70 EUR |
| Razem do wypłaty | 203,82 EUR |
Za dwie pełne doby przysługują dwie pełne diety. Pozostałe 11 godzin i 30 minut mieści się w przedziale od 8 do 12 godzin, więc daje połowę diety — razem 250 procent stawki. Śniadania obniżają dietę o 15 procent naliczonych od kwoty należnej, a nie od pojedynczej stawki dobowej.
Najczęstsze pytania
Od kiedy liczy się czas delegacji zagranicznej?
Od momentu przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do momentu jej przekroczenia w drodze powrotnej. Przy podróży lotniczej liczy się start i lądowanie samolotu, a przy morskiej — wyjście z portu i wejście do portu krajowego. Odcinek krajowy rozlicza się osobno, według zasad delegacji krajowej.
Czy za podróż krótszą niż osiem godzin przysługuje dieta zagraniczna?
Tak. W podróży zagranicznej za czas do ośmiu godzin przysługuje jedna trzecia diety. Jest to różnica względem delegacji krajowej, w której podróż krótsza niż osiem godzin nie daje prawa do diety.
Ile wynosi ryczałt za nocleg za granicą?
Ryczałt wynosi 25% limitu noclegowego ustalonego dla danego państwa i przysługuje za każdy nocleg, jeżeli pracownik nie przedstawił rachunku. Nie przysługuje, gdy nocleg zapewnił pracodawca lub strona zapraszająca.
Czy śniadanie w cenie hotelu obniża dietę?
Tak. Posiłek wliczony w cenę noclegu, biletu lub opłaty konferencyjnej traktuje się jak wyżywienie zapewnione przez pracodawcę. Dietę obniża się o 15% niezależnie od tego, czy pracownik ze śniadania skorzystał.
W jakiej walucie wypłaca się dietę zagraniczną?
W walucie obowiązującej dla państwa docelowego. Za zgodą pracownika wypłata może nastąpić w złotych, po przeliczeniu według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Czy dieta zagraniczna jest opodatkowana?
Diety i inne należności za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu. Nadwyżka ponad limit stanowi przychód pracownika.
Powiązane kalkulatory
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Kalkulator ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przed rozliczeniem sprawdź stawkę obowiązującą w dniu wyjazdu.