Jak rozliczyć delegację krajową

Krok 1. Ustal czas podróży

Czas podróży krajowej liczy się od chwili wyjazdu z miejscowości, w której pracownik stale świadczy pracę lub w której mieszka, do chwili powrotu do tej miejscowości. Nie liczy się od wyjścia z biura ani od rozpoczęcia jazdy.

Jeżeli pracownik wyjeżdża z domu w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy, punktem odniesienia jest miejscowość, z której faktycznie rozpoczął podróż.

Krok 2. Sprawdź, czy dieta w ogóle przysługuje

Podróż krótsza niż osiem godzin nie daje prawa do diety krajowej. Od ośmiu do dwunastu godzin przysługuje połowa diety, a powyżej dwunastu godzin dieta w pełnej wysokości. To najprostszy przypadek, dotyczący wyjazdów jednodniowych.

Krok 3. Rozlicz podróż wielodniową

Za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Niepełną dobę rozlicza się według innego progu niż przy wyjeździe jednodniowym: do ośmiu godzin przysługuje połowa diety, a powyżej ośmiu godzin dieta pełna.

Różnica jest istotna. Przy wyjeździe jednodniowym granicą pełnej diety jest dwanaście godzin, a przy podróży wielodniowej — osiem godzin niepełnej doby.

Krok 4. Odejmij zapewnione posiłki

Jeżeli pracodawca zapewnił bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację. Przy pełnym wyżywieniu dieta nie przysługuje w ogóle.

Dotyczy to również posiłków wliczonych w cenę noclegu, szkolenia lub konferencji. Jeżeli w cenie hotelu było śniadanie, dietę należy obniżyć o 25%.

Krok 5. Rozlicz nocleg

Za nocleg udokumentowany rachunkiem przysługuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów, nie wyższy jednak niż dwudziestokrotność diety. Pracodawca może w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot ponad limit.

Bez rachunku przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety, pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Krok 6. Dolicz ryczałt na dojazdy miejscowe

Za każdą rozpoczętą dobę przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi takich kosztów, na przykład gdy porusza się samochodem służbowym.

Krok 7. Rozlicz przejazd i złóż dokumenty

Koszty przejazdu rozlicza się osobno od diety. Przy przejeździe środkiem transportu publicznego zwraca się cenę biletu, a przy przejeździe samochodem prywatnym — kwotę wynikającą z przemnożenia przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr, ustaloną przez pracodawcę.

Rozliczenie kosztów podróży pracownik składa w terminie czternastu dni od dnia jej zakończenia.

Najczęstsze pytania

Zobacz też

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.