Delegacja na umowie zleceniu — czy przysługuje dieta

Dlaczego sytuacja jest inna niż przy etacie

Przepisy Kodeksu pracy (art. 77⁵) i rozporządzenie o należnościach z tytułu podróży służbowej dotyczą pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem i nie odbywa „podróży służbowej” w rozumieniu tych przepisów, więc dieta nie przysługuje mu z mocy prawa.

Nie oznacza to, że zleceniobiorca musi pokrywać koszty wyjazdu z własnej kieszeni. Kodeks cywilny przewiduje, że dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 k.c.). Zasady zwrotu najlepiej jednak określić wprost w umowie.

Zapis w umowie

Strony mogą ustalić, że zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów podróży związanych z wykonywaniem zlecenia, w tym diety i ryczałty na zasadach analogicznych do obowiązujących pracowników. Zapis powinien wskazywać:

• jakie świadczenia przysługują (dieta, nocleg, przejazd, ryczałty),
• w jakiej wysokości — najprościej przez odesłanie do rozporządzenia dla pracowników,
• jak dokumentuje się wyjazd i w jakim terminie składa rozliczenie.

Przykładowe postanowienie: „Zleceniodawca zwraca Zleceniobiorcy koszty podróży odbywanych w związku z wykonywaniem zlecenia, w tym diety, zwrot kosztów przejazdu i noclegu, na zasadach i w wysokości określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy.”

Zwolnienie podatkowe

Ustawa o PIT (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) zwalnia z podatku diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem — do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dla pracowników. Dotyczy to diety (45 zł w kraju, stawki zagraniczne według państwa), ryczałtów i zwrotu kosztów przejazdu oraz noclegu.

Zwolnienie jest warunkowe:

• podróż musi być związana z wykonywaniem zlecenia i realizacją celu zleceniodawcy,
• zleceniobiorca nie może zaliczyć tych kwot do kosztów uzyskania przychodów,
• tak jak u pracowników, dieta nie przysługuje za podróż do miejscowości, w której zleceniobiorca mieszka.

Świadczenia wypłacone ponad limity stanowią przychód zleceniobiorcy i podlegają opodatkowaniu razem z wynagrodzeniem.

Składki ZUS

Przy pracownikach diety do wysokości limitów są wprost wyłączone z podstawy składek. Przy zleceniobiorcach sprawa bywa sporna: ZUS w części interpretacji traktuje świadczenia wypłacane zleceniobiorcy jako element przychodu z umowy, a sądy wielokrotnie oceniały ją w zależności od treści umowy i charakteru wydatków.

Bezpieczniej jest wyraźnie oddzielić w umowie wynagrodzenie za zlecenie od zwrotu udokumentowanych wydatków poniesionych w interesie zleceniodawcy. W razie wątpliwości warto wystąpić do ZUS o interpretację indywidualną albo skonsultować się z doradcą.

Przykład

Trener na umowie zlecenia prowadzi dwudniowe szkolenie w Gdańsku. Umowa przewiduje zwrot kosztów podróży na zasadach dla pracowników. Wyjazd trwa 1 dobę i 10 godzin, trener nocuje w hotelu za 380 zł i jedzie pociągiem (bilet 240 zł w obie strony).

Te kwoty wypłaca się niezależnie od wynagrodzenia za samo szkolenie. Dietę i ryczałty możesz policzyć w kalkulatorze delegacji krajowej.

Praktyczne wskazówki

• zapis o zwrocie kosztów podróży umieść bezpośrednio w umowie, a nie w odrębnym oświadczeniu,
• określ, czy stosujecie stawki z rozporządzenia, czy własne (pamiętając, że nadwyżka to przychód),
• zbieraj dokumenty — bilety, rachunki, godziny wyjazdu — tak samo jak przy pracownikach,
• wypłacaj zwrot kosztów osobną pozycją, a nie jako część wynagrodzenia.

Osoba prowadząca działalność

Przedsiębiorca wykonujący zlecenie w ramach własnej działalności gospodarczej rozlicza koszty podróży w ramach tej działalności. Może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość diet do wysokości limitów przysługujących pracownikom (z wyjątkiem podróży do miejscowości, w której prowadzi działalność), a pozostałe wydatki — na podstawie faktur.

Najczęstsze błędy przy delegacji zleceniobiorcy

• Wypłata diety bez zapisu w umowie. Zleceniobiorcy dieta nie przysługuje z mocy prawa — zasady zwrotu kosztów podróży trzeba określić w umowie.
• Brak opodatkowania kwot ponad limit. Zwolnienie z PIT obejmuje diety tylko do limitów dla pracowników (np. 45 zł w kraju). Nadwyżka jest przychodem zleceniobiorcy.
• Dieta za wyjazd do miejscowości zamieszkania. Tak jak u pracowników, za podróż do miejscowości, w której zleceniobiorca mieszka, zwolnienie nie przysługuje.
• Jedna kwota zamiast wynagrodzenia i zwrotu kosztów. Połączenie wynagrodzenia i zwrotu wydatków utrudnia obronę zwolnienia i zwiększa ryzyko sporu z ZUS o podstawę składek.
• Brak dokumentów podróży. Bez biletów, rachunków i pisemnego rozliczenia wyjazdu trudno wykazać, że podróż była związana z wykonaniem zlecenia.

Najczęstsze pytania

Zobacz też

Podstawa prawna: Kodeks cywilny; ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych; ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych; ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (stawki na 2026 r.). Stan prawny na 23.09.2026.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Podstawa prawna i sposób liczenia: źródła i metodologia. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.