Delegacja na umowie zleceniu

Dlaczego sytuacja jest inna niż przy etacie

Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenie o należnościach z tytułu podróży służbowej dotyczą pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc nie przysługuje mu dieta z mocy prawa.

Nie oznacza to jednak, że zleceniobiorca nie może otrzymać zwrotu kosztów podróży. Podstawą jest wtedy sama umowa zlecenia.

Zapis w umowie

Strony mogą ustalić w umowie zlecenia, że zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów podróży związanych z wykonywaniem zlecenia, w tym diety i ryczałty na zasadach analogicznych do tych, które obowiązują pracowników.

Zapis powinien wskazywać, jakie świadczenia przysługują, w jakiej wysokości i na jakich zasadach są rozliczane. Bez takiego postanowienia zleceniodawca nie ma obowiązku zwracać kosztów.

Zwolnienie podatkowe

Ustawa o podatku dochodowym przewiduje zwolnienie dla diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem — do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników.

Zwolnienie jest jednak warunkowe. Otrzymane świadczenia nie mogą zostać zaliczone przez zleceniobiorcę do kosztów uzyskania przychodów, a podróż musi być związana z wykonywaniem zlecenia i realizacją celu zleceniodawcy.

Kwoty ponad limit

Świadczenia wypłacone ponad limity wynikające z rozporządzenia stanowią przychód zleceniobiorcy i podlegają opodatkowaniu oraz — jeżeli umowa podlega ubezpieczeniom — oskładkowaniu.

Składki ZUS od zwrotu kosztów

Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy, do wysokości limitów rozporządzeniowych, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na analogicznych zasadach jak u pracowników, o ile umowa przewiduje takie świadczenia.

Praktyczne wskazówki

• zapis o zwrocie kosztów podróży umieść bezpośrednio w umowie, a nie w odrębnym oświadczeniu,
• określ, czy stosujecie stawki z rozporządzenia, czy własne,
• zbieraj dokumenty potwierdzające wydatki tak samo jak przy pracownikach,
• pamiętaj, że przy przekroczeniu limitów powstaje przychód.

Osoba prowadząca działalność

Przedsiębiorca wykonujący zlecenie w ramach własnej działalności gospodarczej rozlicza koszty podróży w ramach tej działalności. Może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość diet do wysokości limitów przysługujących pracownikom.

Najczęstsze pytania

Zobacz też

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.