Strona główna › Poradniki › Druk delegacji
Druk delegacji 2026 — polecenie wyjazdu i rachunek kosztów podróży
Druk delegacji składa się z dwóch części: polecenia wyjazdu służbowego (kto, dokąd, kiedy, w jakim celu i czym jedzie) oraz rachunku kosztów podróży (przejazdy, diety, noclegi, ryczałty i zaliczka). Przepisy nie narzucają obowiązkowego wzoru — poniżej wypełnisz druk online, wydrukujesz go albo pobierzesz pusty wzór w PDF.
Zaktualizowano 19.10.2026 · Opracowanie: redakcja Novum3 · Jak weryfikujemy dane
POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY
| Wyjazd — miejscowość | Data | Godz. | Przyjazd — miejscowość | Data | Godz. | Środek lokomocji | Koszt przejazdu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Diety | |
| Ryczałty za dojazdy komunikacją miejscową | |
| Dojazd z/do dworca lub lotniska (za granicą) | |
| Noclegi według rachunków | |
| Ryczałty za noclegi | |
| Inne wydatki według załączników | |
| Razem | |
| Pobrana zaliczka | |
| Do wypłaty / do zwrotu |
- Druk delegacji = polecenie wyjazdu + rachunek kosztów podróży.
- Przepisy nie narzucają wzoru — liczą się dane potrzebne do rozliczenia.
- Rozliczenie składa się w ciągu 14 dni od powrotu.
- Do rachunku dołącza się bilety i rachunki.
- Kwoty diet i ryczałtów policzysz w kalkulatorze delegacji.
Poniżej znajdziesz wzór polecenia wyjazdu służbowego i rachunku kosztów podróży — do wypełnienia online, wydruku lub zapisania w PDF. Przy kilku wyjazdach w miesiącu nie jest potrzebny osobny program do delegacji: wystarczy ten druk i kalkulator delegacji.
Delegacja od polecenia do wypłaty
- Polecenie wyjazdukto, dokąd, kiedy, w jakim celu, środek transportu i ewentualna zaliczka
- Podróżzachowaj bilety i rachunki, zapisz godziny wyjazdu, powrotu i przekroczenia granicy
- Rachunek kosztówdiety, ryczałty, noclegi i przejazdy — w ciągu 14 dni od powrotu
- Zatwierdzeniekontrola merytoryczna, akceptacja i wypłata albo zwrot nadwyżki zaliczki
Polecenie wyjazdu służbowego — co wpisać
- Dane pracownika — imię, nazwisko i stanowisko.
- Miejsce — miejscowość, a przy wyjeździe za granicę państwo docelowe (od niego zależy stawka diety).
- Termin — planowane daty wyjazdu i powrotu.
- Cel — konkretne zadanie służbowe, np. spotkanie, szkolenie, montaż.
- Środek lokomocji — pociąg, samolot, samochód służbowy albo prywatny (wtedy zgoda pracodawcy, numer rejestracyjny i pojemność silnika do kilometrówki).
- Zaliczka — jeżeli pracownik ją pobiera.
Rachunek kosztów podróży — jak rozliczyć
- Wpisz każdy odcinek podróży: miejscowość, datę i godzinę wyjazdu oraz przyjazdu. Przy wyjeździe za granicę zanotuj też godzinę przekroczenia granicy lub startu samolotu.
- Policz diety: w kraju 45 zł za dobę (8–12 godzin — 22,50 zł), za granicą według stawki kraju docelowego. Odejmij zapewnione posiłki.
- Dolicz ryczałty za dojazdy komunikacją miejscową i — za granicą — dojazd z dworca lub lotniska.
- Dolicz noclegi według rachunków albo ryczałty za noclegi bez rachunku.
- Dodaj inne udokumentowane wydatki, odejmij zaliczkę i wpisz kwotę do wypłaty lub zwrotu.
Kompletne wyliczenie przygotujesz w kalkulatorze delegacji krajowej lub zagranicznej — oba mają przycisk „Drukuj rozliczenie”. Szczegóły opisaliśmy w poradnikach jak rozliczyć delegację krajową i zagraniczną.
Termin i dokumenty
Pracownik składa rachunek kosztów podróży w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rachunku dołącza dokumenty potwierdzające wydatki — bilety, faktury za hotel, rachunki za parking czy autostrady. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, wystarczy pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku dokumentu. Ryczałty (za dojazdy, za nocleg) nie wymagają rachunków.
Najczęstsze błędy w druku delegacji
- Brak godzin wyjazdu i powrotu. Bez godzin nie da się policzyć diety — liczy się czas podróży, a nie tylko daty.
- Brak zgody na samochód prywatny. Kilometrówkę można wypłacić tylko przy zgodzie pracodawcy wpisanej do polecenia wyjazdu.
- Nieokreślone państwo docelowe. Przy podróży przez kilka krajów stawkę diety wyznacza państwo docelowe z polecenia wyjazdu.
- Ryczałt za nocleg i rachunek za tę samą noc. Za jedną noc przysługuje albo zwrot według rachunku, albo ryczałt.
- Rozliczenie po terminie. Rachunek trzeba złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
Najczęstsze pytania
Czy jest obowiązkowy wzór druku delegacji?
Nie. Przepisy nie narzucają wzoru polecenia wyjazdu ani rachunku kosztów podróży. Pracodawca może stosować własny druk, byle zawierał dane potrzebne do rozliczenia: termin, miejsce, cel, środek transportu, godziny wyjazdu i powrotu oraz koszty.
Co musi zawierać polecenie wyjazdu służbowego?
Imię i nazwisko pracownika, miejscowość docelową, termin, cel wyjazdu i środek lokomocji — a przy samochodzie prywatnym także zgodę pracodawcy i dane pojazdu. Polecenie podpisuje osoba zlecająca wyjazd.
W jakim terminie trzeba rozliczyć delegację?
Rachunek kosztów podróży składa się w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, razem z dokumentami potwierdzającymi wydatki (bilety, rachunki za hotel).
Jak wypełnić rachunek kosztów podróży?
Wpisz każdy odcinek podróży z datą i godziną wyjazdu oraz przyjazdu, środek lokomocji i koszt biletu. Następnie dolicz diety, ryczałty, noclegi i inne wydatki, odejmij zaliczkę i wpisz kwotę do wypłaty lub zwrotu.
Skąd wziąć kwoty diet do druku delegacji?
Diety i ryczałty najłatwiej policzyć w kalkulatorze delegacji: 45 zł za dobę w kraju, za granicą według stawki dla kraju docelowego.
Zobacz też
Podstawa prawna: art. 775 ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). Stan prawny na 26.09.2026.
Treści mają charakter informacyjny i nie stanowią porady podatkowej, prawnej ani księgowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.