Kilometrówka w delegacji 2026 — stawki i rozliczenie

Dwa odrębne świadczenia

Dieta i zwrot kosztów przejazdu to dwie niezależne pozycje w rozliczeniu delegacji. Dieta zależy wyłącznie od czasu podróży i przysługuje bez względu na środek transportu. Zwrot kosztów przejazdu zależy od tego, czym pracownik podróżował: przy pociągu zwraca się cenę biletu, a przy własnym samochodzie — kwotę wyliczoną według stawki za kilometr, potocznie nazywaną kilometrówką.

Pracownik jadący w delegację własnym samochodem otrzymuje więc dietę za czas podróży oraz zwrot kosztów przejazdu.

Kiedy stosuje się kilometrówkę

Środek transportu w podróży służbowej wskazuje pracodawca. Na wniosek pracownika może on zgodzić się na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie jest własnością pracodawcy. Zgodę najlepiej zapisać w poleceniu wyjazdu służbowego — wraz z numerem rejestracyjnym i pojemnością silnika pojazdu.

Pojazd nie musi być własnością pracownika. Może to być np. samochód małżonka lub auto w leasingu prywatnym — ważne, że nie należy do pracodawcy.

Kilometrówka 2026 — stawki za kilometr

Zwrot kosztów stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, ustalonej przez pracodawcę. Stawka nie może przekraczać kwot z rozporządzenia Ministra Infrastruktury (w brzmieniu obowiązującym od 17 stycznia 2023 r., Dz.U. z 2023 r. poz. 5):

Pracodawca może przyjąć stawkę niższą niż maksymalna — powinien to jednak określić w regulaminie lub w poleceniu wyjazdu. Trwają prace nad nowymi stawkami, uzależnionymi od mocy silnika i rodzaju napędu (z odrębnymi kwotami dla aut hybrydowych i elektrycznych). Do czasu ich wejścia w życie obowiązują stawki z powyższej tabeli.

Jakie dokumenty są potrzebne

W przypadku podróży służbowej nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu, wymaganej przy miesięcznym ryczałcie za jazdy lokalne. Wystarczy, że rozliczenie delegacji zawiera:

• dane pojazdu: numer rejestracyjny i pojemność silnika,
• trasę przejazdu (miejscowość wyjazdu, cel, powrót),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• zastosowaną stawkę i wyliczoną kwotę.

Liczbę kilometrów warto potwierdzić wydrukiem trasy z mapy internetowej. Paragony za paliwo nie są potrzebne — kilometrówka to ryczałtowy zwrot, niezależny od faktycznego spalania. Osobno zwraca się udokumentowane opłaty za autostrady i parkingi.

Kilometrówka za granicą

Przepisy o kilometrówce stosuje się także w podróży zagranicznej. Pracownik, który za zgodą pracodawcy jedzie za granicę prywatnym samochodem, otrzymuje zwrot za całą trasę — zarówno odcinek w Polsce, jak i za granicą — według tych samych stawek w złotych.

Przy podróży samochodem dieta zagraniczna liczy się od chwili przekroczenia granicy do jej przekroczenia w drodze powrotnej. Czas jazdy do granicy i z powrotem rozlicza się jak podróż krajową. Dlatego w rozliczeniu trzeba podać godziny przekroczenia granicy — zasady opisaliśmy w poradniku przekroczenie granicy a dieta.

Za granicą osobno zwraca się udokumentowane wydatki związane z przejazdem: winiety, opłaty drogowe, promy i parkingi. Wydatki w walucie obcej przelicza się na złote według zasad przyjętych dla całego rozliczenia.

Wpływ na ryczałty

Jazda własnym samochodem wpływa na prawo do ryczałtów dojazdowych. Ryczałt na komunikację miejscową (20% diety w kraju, 10% za granicą) nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi takich kosztów, bo porusza się własnym pojazdem. W podróży zagranicznej nie przysługuje też ryczałt za dojazd z dworca lub lotniska do miejsca zakwaterowania.

Dieta i nocleg pozostają bez zmian — przysługują niezależnie od środka transportu.

Miesięczny ryczałt za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych to odrębna instytucja. Za dni, w których pracownik przebywał w podróży służbowej, ryczałt ten się zmniejsza.

Podatek i ZUS

Zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej jest zwolniony z podatku dochodowego i nie stanowi podstawy składek ZUS do wysokości iloczynu kilometrów i stawki z rozporządzenia. Jeżeli pracodawca prywatny wypłaci więcej — np. 1,50 zł za kilometr — nadwyżka ponad 1,15 zł stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Przykłady wyliczeń

Przykład 1 — podróż krajowa. Pracownik jedzie z Warszawy do Poznania i z powrotem swoim samochodem o pojemności 1598 cm³. Trasa łącznie: 620 km. Wyjazd o 6:00, powrót o 19:30. Płaci 40 zł za parking.

Przykład 2 — podróż zagraniczna. Pracownik jedzie ze Szczecina do Hamburga i z powrotem samochodem o pojemności 1995 cm³. Cała trasa to 760 km, w tym 30 km po stronie polskiej. Za granicą spędza jedną pełną dobę, nocuje w hotelu na rachunek.

Własną trasę policzysz w kalkulatorze kilometrówki. Kilometrówka obejmuje całą trasę, nie tylko odcinek w Polsce. Dieta i nocleg rozlicza się według zasad dla delegacji zagranicznej.

Najczęstsze błędy przy kilometrówce w delegacji

• Brak zgody pracodawcy na przejazd prywatnym samochodem — bez niej zwrot według stawki za kilometr nie przysługuje.
• Zła stawka — np. 1,15 zł dla auta o pojemności 900 cm³ lub mniejszej, gdzie maksymalna stawka wynosi 0,89 zł.
• Zwrot według paragonów za paliwo zamiast według kilometrów — kilometrówka jest ryczałtem niezależnym od faktycznego spalania.
• Wypłata ryczałtów dojazdowych obok kilometrówki, choć pracownik nie ponosił kosztów komunikacji miejscowej.
• Liczenie kilometrówki tylko do granicy przy wyjeździe zagranicznym — zwrot obejmuje całą trasę.
• Stawka wyższa niż w rozporządzeniu bez opodatkowania nadwyżki — nadwyżka jest przychodem pracownika.

Najczęstsze pytania

Zobacz też

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy (stawki: Dz.U. z 2023 r. poz. 5); rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). Stan prawny na 23.09.2026.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Podstawa prawna i sposób liczenia: źródła i metodologia. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.