Kilometrówka a delegacja — samochód prywatny w podróży

Dwa niezależne świadczenia

Dieta i zwrot kosztów przejazdu to dwie odrębne pozycje rozliczenia. Dieta zależy wyłącznie od czasu podróży i przysługuje niezależnie od środka transportu. Zwrot kosztów przejazdu zależy od tego, czym pracownik podróżował.

Pracownik jadący w delegację własnym samochodem otrzymuje więc zarówno dietę za czas podróży, jak i zwrot kosztów przejazdu według stawki za kilometr.

Kiedy stosuje się kilometrówkę

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Stawka nie może być wyższa niż określona w odrębnych przepisach dotyczących warunków ustalania należności z tytułu używania pojazdów prywatnych do celów służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Rozliczenie wymaga udokumentowania liczby przejechanych kilometrów. Ewidencja powinna zawierać dane pojazdu, cel wyjazdu, trasę, liczbę kilometrów oraz podpis pracodawcy potwierdzający wykorzystanie pojazdu do celów służbowych.

Bez prawidłowej ewidencji wypłacona kwota może zostać zakwestionowana i uznana za przychód pracownika.

Wpływ na ryczałty

Korzystanie z samochodu prywatnego wpływa na prawo do ryczałtów. Ryczałt na dojazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów komunikacji miejscowej. Analogicznie w podróży zagranicznej nie przysługuje ryczałt za przejazd z dworca do miejsca zakwaterowania.

Dieta pozostaje bez zmian — przysługuje niezależnie od środka transportu.

Ryczałt samochodowy a delegacja

Miesięczny ryczałt za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych to odrębna instytucja. Za dni, w których pracownik przebywał w podróży służbowej, ryczałt ten podlega zmniejszeniu, ponieważ nie wykonywał wtedy jazd lokalnych.

Opodatkowanie

Zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej jest zwolniony z podatku dochodowego do wysokości wynikającej z przemnożenia kilometrów przez stawkę określoną w przepisach. Nadwyżka ponad tę kwotę stanowi przychód pracownika.

Najczęstsze pytania

Czy dieta przysługuje przy jeździe samochodem prywatnym?

Tak. Dieta zależy wyłącznie od czasu podróży i przysługuje niezależnie od środka transportu. Zwrot kosztów przejazdu rozlicza się osobno.

Czy przy kilometrówce przysługuje ryczałt na dojazdy miejscowe?

Nie, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów komunikacji miejscowej, ponieważ porusza się własnym pojazdem.

Czy potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu?

Tak. Bez udokumentowania liczby przejechanych kilometrów wypłacona kwota może zostać uznana za przychód pracownika.

Zobacz też

Kalkulator delegacji krajowejDieta, nocleg, dojazdy Kalkulator delegacjiKrajowa i zagraniczna w jednym Ryczałt na dojazdyKiedy nie przysługuje Rozliczenie krajoweKrok po kroku

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.